Le secrétariat occupe une place importante au sein de l’entreprise, quelle que soit sa taille. En effet, il permet aux entreprises d’améliorer leur fonctionnement et par la même occasion, leur image auprès des clients. Par la position qu’il occupe, c’est lui qui favorise les échanges entre l’entreprise et ses différents clients. De ce fait, le secrétariat permet, entre autres, de prendre en compte les requêtes des clients en vue de l’amélioration des services que l’entreprise propose. Au regard de son importance, certaines agences ont mis en place des services de secrétariat externalisé qui permettent aux entreprises d’être plus efficaces. Le télésecrétariat présente plusieurs autres avantages dont nous présenterons 3 dans cet article.
Pour mieux gérer votre agenda
Au fur et à mesure que votre entreprise grandit en termes de clientèle et de partenariat, il est plus difficile d’organiser vos différents rendez-vous. Pourtant, des rendez-vous mal planifiés peuvent vous faire perdre en notoriété. Pour éviter une telle situation, vous avez la possibilité de vous offrir les services d’un télésecrétariat, avec les multiples avantages qu’il présente. Par exemple, votre secrétariat pourra se charger de fixer vos rendez-vous avec vos partenaires. Elle pourra également vous rappeler vos différents rendez-vous et aussi annuler ou ajourner certains en cas d’imprévus.
Les entreprises qui fournissent les services de télésecrétariat vous donnent accès à une application web à partir de laquelle vous pouvez suivre votre agenda de là où vous vous trouvez. Ainsi, même lorsque vous êtes en déplacement, vous êtes notifiés de vos rendez-vous importants.
Pour une permanence 24 h / 24
De nombreuses raisons peuvent vous pousser à solliciter une permanence téléphonique. Par exemple, votre activité peut vous imposer d’assurer les échanges avec des clients ou partenaires qui résident dans des pays dont les fuseaux horaires sont très éloignés des vôtres. Dans ce cas, même pendant vos heures de non-activité, vous devez être en mesure de vous rendre disponible. En pareilles circonstances, vous pouvez solliciter un télésecrétariat qui se chargera de prendre vos appels en l’absence de vos équipes. Selon vos besoins, vos consignes et le script que vous aurez défini, la permanence téléphonique assurera la continuité de vos services.
De plus, vous pouvez définir la conduite à tenir après chaque appel. Ainsi, vous pouvez choisir de recevoir le compte rendu de chaque appel, par le moyen qui vous convient. Il peut s’agir de votre adresse mail, ou encore de votre numéro de téléphone par le biais du SMS. Les informations qui sont contenues dans ces messages de compte rendu sont, entre autres, le numéro de téléphone du client, du client, la raison de son appel, sa situation géographique.
Pour les avantages économiques
Le télésecrétariat vous permet de faire des économies significatives à plusieurs niveaux. D’abord, le fait d’externaliser votre secrétariat vous donne l’avantage de réduire le nombre de vos employés et donc de faire baisser la charge salariale. De plus, vous n’aurez pas à investir dans l’achat d’équipements de bureaux, de mobiliers et tout autre outil de travail nécessaire à l’exécution de cette tâche. À cela, il faut ajouter les autres charges que vous n’aurez pas à supporter :
- les frais d’assurance ;
- les frais de gérance des congés ;
- les charges sociales.