Il existe deux méthodes pour répondre efficacement aux appels des clients. L’entrepreneur a le choix entre la collaboration avec un secrétaire et le service d’une permanence téléphonique pour entreprise.
L’intérêt de solliciter le service d’une permanence téléphonique pour entreprise
En règle générale, un secrétaire s’occupe des appels entrants d’une compagnie. Le professionnel répond aux questions, note les rendez-vous et gère l’agenda de son employeur. Malheureusement, toutes les sociétés ne peuvent pas avoir un secrétaire au sein de sa structure. Le chef d’entreprise devra dans ce cas répondre aux appels lui-même en absence d’un assistant. Or, il faut préciser que la réception d’appel est un travail à temps plein. De ce fait, il devra interrompre son activité chaque fois qu’un client compose le numéro de la compagnie. Toutefois, une alternative existe afin de se décharger de la tâche. Il s’agit de faire appel à une permanence téléphonique pour entreprise. Chaque appel est renvoyé vers un standard téléphonique externe grâce au service. Un agent expérimenté répond aux questions des clients et procure parfois une solution.
On note quelques avantages avec la formule. D’abord, il n’est plus nécessaire d’embaucher un véritable secrétaire. La prestation permet de garantir la réception des appels durant les heures de bureau. Ensuite, l’entreprise n’aura pas à investir dans des équipements coûteux pour avoir un standard téléphonique. Les entrepreneurs qui font appel à la solution gagnent également du temps. Ils optimisent par ailleurs leur productivité. Enfin, la prestation d’un agent qualifié rajoute de la valeur ajoutée au service. L’image de la marque ou de l’entreprise dépend en grande partie de la qualité de l’accueil. Ainsi, les consommateurs ont tendance à faire appel à la boite lorsqu’ils sont bien accueillis durant un appel. Rendez-vous sur lesdemoiselles.tel si vous avez besoin d’externaliser votre standard téléphonique.
Comment choisir un télésecrétariat ?
Le choix d’un prestataire de service dans ce domaine n’est pas toujours évident. Effectivement, on note plusieurs centres d’appel qui fournissent le service aux entreprises en France. Voici donc quelques critères de choix à prendre en compte afin de trouver le centre d’appel parfait. En premier lieu, il faut s’intéresser à la formule proposée. Quels seront les rôles du télésecrétaire ? Il s’occupera le plus souvent de la gestion des agendas, de noter les rendez-vous en plus de la réception d’appel. En second lieu, le chef d’entreprise devra s’interroger sur la durée du contrat. Il faut un contrat longue durée lorsque la société ne possède pas de secrétaire. Par contre, un service ponctuel sera suffisant pour remplacer un secrétaire en congé ou malade. Par ailleurs, il est conseillé d’analyser la qualité du service. Enfin, le choix peut se baser sur le coût de la prestation. Ce dernier devra être plus abordable que le tarif appliqué par un secrétaire conventionnel.